Trak est une plateforme moderne de suivi de dossiers en deux parties:
- Une interface d’administration, utilisée par les agents de l’institution
- Une interface publique, utilisée par les usagers (externes) de l’institution
Interface d’administration
Les agents de l’institution travaillent sur admin.trak.codes ou avec l’application TrakCodesAdmin.
Lors de la configuration initiale, une procédure est créée, en lui donnant simplement un nom.
Une procédure représente un processus métier de votre administration, pour laquelle les usagers externes:
- déposent un dossier,
- attendent son étude,
- retirent le résultat quand il est prêt.
Toute procédure a essentiellement deux boutons dans Trak:
- Un bouton pour scanner les dossiers entrants.
Il s’agit de la toute première action à faire par un agent, à la création d’un dossier.
- Un bouton pour scanner les dossiers finalisés.
Il est aussi possible de placer des dossiers dans une étape intermédiaire.
Les dossiers se scannent depuis l’interface, grâce à la caméra d’un smartphone, ou une webcam branchée à un ordinateur.
Lorsqu’un agent scanne un nouveau dossier, il lui suffit de demander ensuite à l’usager de scanner le même code, afin de pouvoir suivre son dossier.
L’interface permet de générer des codes à imprimer et à ajouter aux dossiers (35 codes par page de papier A4).
Interface publique
Vos usagers accèdent à Trak via l’interface publique sur trak.codes ou via l’application TrakCodes.
Il s’agit d’un site web accessible partout. Les utilisateurs de smartphone peuvent aussi l’installer comme application mobile.
Les usagers peuvent configurer Trak, au choix, pour recevoir les mises à jour de dossier par notification (sur smartphone), par SMS, par email, etc.
Essai immédiat !
Essayez tout de suite Trak, gratuitement et sans engagement.
Accédez à l’interface d’administration, créez une procédure, puis un nouveau dossier (en utilisant le code ci-après) pour la procédure: admin.trak.codes.
Accédez ensuite à l'interface publique (avec le même ou un autre appareil), en tant qu'usager, et scannez le code du nouveau dossier: trak.codes. Autorisez ensuite les notifications en suivant les indications (ou configurer un autre moyen de communication comme le SMS, l'email, etc.)
Retournez ensuite dans l'interface d'administration, et scannez le dossier comme finalisé: admin.trak.codes. Vous recevrez instantanément une notification sur l'appareil usager !
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